Comprendre les obligations légales des entreprises

L’entrepreneuriat est aujourd’hui l’option prisée par plusieurs personnes afin d’atteindre la liberté financière. Avant de s’y lancer, il est important de comprendre les obligations d’une entreprise. En effet, créer une entreprise va bien au-delà de simples formalités administratives.

Le devoir d’immatriculation au registre des entreprises

Les entreprises doivent forcément être immatriculées dans un registre précis. Les démarches et le choix du registre dépendent des secteurs d’activités. Il s’agit entre autres : du Répertoire Sirene géré par l’INSEE pour toutes les activités, du Registre du commerce et des sociétés (RCS) géré par le tribunal de commerce, le Répertoire des métiers (RM) tenu par la chambre des métiers et de l’artisanat (CMA), etc.

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Les assemblées générales ordinaires annuelles

C’est par l’assemblée générale ordinaire que l’entreprise met fin à un exercice comptable. L’entreprise a jusqu’à six mois après l’exercice fiscal pour tenir cette assemblée. Au cours de cette réunion, le rapport de gestion est présenté. Les associées sont informées de la situation économique et financière de l’entreprise. L’affectation des résultats et l’approbation des comptes annuels sont généralement des sujets à l’ordre du jour.

Les rapports de gestions

La rédaction du rapport de gestion est la responsabilité du dirigeant. Il présente l’état actuel de l’entreprise ainsi que son avenir. Dans ce document, figure : les événements phares dans la vie de l’entreprise, le paiement des collaborateurs, les objectifs, les points faibles, les atouts, les nouvelles stratégies et l’analyse des différents résultats.

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Les assemblées générales extraordinaires

Il s’agit d’assemblée générale ponctuelle regroupant les associées pour prendre des décisions importantes. Ce sont des réunions pour : décider du changement des dénominations sociales, des transferts de sièges sociaux, des transformations dans l’entreprise, des scissions ou des fusions, de la dissolution, de la liquidation, de la modification du capital social, et toute autre décision pouvant touchée au statut de l’entreprise.

Les obligations comptables

Une entreprise à l’obligation de tenir une comptabilité annuelle. On parlera également d’un bilan comptable par exercice fiscal. Les autoentreprises et les microentreprises ne sont pas tenues de respecter cette norme. Les bilans comptables sont accessibles au public sous forme de papier ou en version électronique. L’entreprise devrait également établir le livre-journal et le grand livre. Depuis le 1^er janvier 2016, le livre d’inventaire n’est plus exigé. Notez que les documents comptables sont à conserver pendant une période de 10 ans au minimum.

La publication des comptes

Après l’approbation des comptes par les associés, les documents sont déposés auprès du tribunal de commerce. L’entreprise a au maximum sept mois à compter de la clôture de l’exercice fiscale pour répondre à cette obligation. La quasi-totalité des entreprises est contrainte à cette obligation. Parmi les documents attendus on retrouve : le rapport de gestion, les décisions d’affectation du résultat de l’exercice, des documents comptables de consolidations, des rapports de conseils, etc.

À son tour, le greffier prend en charge la publication des comptes auprès des sociétés, dans le registre du commerce, dans le Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Si les entreprises ne répondent pas à cette obligation, elles sont sujettes à une amende de 1 500 €.

Autre obligation juridique de l’entreprise

Outre ces principales obligations, les entreprises doivent : respecter le format des documents émis, conserver différents documents de l’entreprise, élire le délégué du personnel, respecter les contrats de travaux, signer les conventions, faire des inventaires, etc.

La mise en place d’un règlement intérieur

Une des obligations juridiques des entreprises est la mise en place d’un règlement intérieur. Ce document permet de fixer les règles applicables au sein de l’entreprise et garantit le respect du droit du travail.

Le règlement intérieur doit être établi par l’employeur et communiqué aux salariés dès sa mise en place, ainsi qu’à chaque nouvel embauché. Il doit être affiché dans les locaux de l’entreprise, facilement accessible à tous les employés.

Ce document peut contenir différentes dispositions : horaires de travail, sanctions disciplinaires, tenue vestimentaire ou encore usage des outils informatiques. Toutefois, il ne peut pas comporter certaines mentions interdites par la loi telles que toute discrimination fondée sur le sexe, l’origine sociale ou ethnique ou encore la religion.

Il faut veiller à ce que le règlement intérieur soit conforme aux exigences légales afin d’éviter tout contentieux avec les salariés. Les employeurs doivent aussi consulter les représentants du personnel avant d’établir le texte définitif du règlement intérieur.

En cas de litige concernant une mesure prise sur un sujet réglementé par ce document (par exemple : sanction disciplinaire), c’est vers lui que se tourneront les jugements judiciaires.

Si elles souhaitent éviter toutes sorties non prévues avec leurs collaborateurs et faire preuve d’une transparence totale auprès d’eux quant aux normes internationales en matière de droit.

Les obligations liées à la protection des données personnelles

Les entreprises collectent de nombreuses données personnelles sur leurs clients, salariés ou encore partenaires commerciaux. C’est pourquoi elles sont soumises à des obligations en matière de protection des données personnelles.

Depuis l’application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les entreprises doivent obtenir un consentement explicite et librement donné pour toute collecte et traitement de données personnelles.

Elles ont aussi l’obligation d’informer les personnes concernées par ces traitements (clients, salariés, etc.) via une politique de confidentialité claire et accessible depuis leur site internet. Les entreprises doivent garantir la sécurité des données qu’elles possèdent afin d’éviter tout risque de piratage ou d’utilisation frauduleuse.

En cas de violation avérée de la réglementation RGPD qui peut porter atteinte aux droits individuels des individus (perte accidentelle ou illicite, divulgation non-autorisée), les entreprises ont l’obligation d’informer immédiatement soit le CNIL soit directement les particuliers concernés.

Un délégué à la protection des données (DPO) doit être désigné pour assurer la conformité de l’entreprise aux pratiques professionnelles. À cet effet, il a pour rôle principal d’aider l’entreprise dans sa conformité au RGPD mais aussi au respect du droit national applicable en matière de protection des données.

Tout traitement doit être justifié d’un point de vue juridique, loyal et transparent vis-à-vis de la personne concernée. Les données personnelles doivent être traitées uniquement à des fins spécifiques, explicites et légitimes. Elles ne peuvent pas être conservées au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs fixés.

L’application stricte des lois relatives à la protection des données personnelles permet aux entreprises non seulement d’assurer le respect du droit individuel mais aussi leur crédibilité ainsi que leur image auprès du grand public.